BIOSCONSULTING

Es usual que en una planta manufacturera se cuente con dibujos del mapa de flujo de valor (VSM – Value Stream Map), que utilizan para mostrar a Clientes y Proveedores pero ¿Cómo asegurar que tenga beneficios reales para el negocio, además del impacto en marketing y relaciones públicas?

​

Entendiendo VSM

El mapa de flujo de valor (VSM) es un tipo de diagrama de Macro-Proceso, que muestra una vista simplificada de un proceso de negocio (cualquier proceso, no sólo manufactura), con base en la perspectiva del tiempo de respuesta o de entrega, que se usa para apoyar la toma de decisiones de corto, mediano y largo plazo. El mapa muestra las principales grandes etapas del proceso, cada una como una "caja", en la que se recopila información clave referente a la capacidad de la etapa y las condiciones actuales de su operación. Entre esta información se puede destacar, por ejemplo, la capacidad nominal de procesamiento y su nivel actual de uso (entre otros datos clave). Cada empresa debe seleccionar cuáles son los datos que se deben destacar, con base en sus necesidades específicas de toma de decisiones.

​

Decisiones de corto plazo

Cumplimiento a entregas. La información real del nivel de salida del proceso (cuánto se está terminando de procesar por unidad de tiempo) se utiliza para pronosticar cómo será el cumplimiento durante un día, semana o mes al Cliente de ese proceso (puede ser un Cliente interno o externo). Al identificar la etapa más lenta del proceso (el “cuello de botella”), el responsable del proceso puede tomar decisiones para minimizar la ocurrencia de interrupciones o fallas que ponen en riesgo el cumplimiento al Cliente. Entre estas decisiones, están: asignación de recursos (personal, materiales, tiempo programado para trabajar, atención y supervisión de la operación), generación de inventarios de seguridad y administración de inventario de refacciones, entre otros.

​

Decisiones de mediano plazo

Mejorar Eficiencia y asegurar las metas. La información de los rendimientos promedio de recursos plasmados en el VSM (aprovechamiento de capacidad, productividad del personal, costo por unidad procesada, etc.), permiten al responsable del proceso detectar las acciones de mediano plazo más convenientes para aumentar la productividad, de manera que se garantice el rendimiento económico del proceso actual. Entre las decisiones de mediano plazo típicas, se pueden mencionar: Acciones para la disminución de los tiempos perdidos recurrentes, reubicar recursos para disminuir la necesidad o distancias de traslados, resolver problemas recurrentes de calidad (producto o servicio), etc. Esto aplica no sólo a procesos productivos, sino de servicio y comerciales. Puede, por ejemplo, utilizarse VSM  para representar el proceso comercial y proyectar, dadas las condiciones actuales, el nivel de cumplimiento a los objetivos de venta de mediano plazo; esta proyección servirá para apoyar la toma de decisiones necesarias para asegurar las metas al final del período.

​

Decisiones de largo plazo

Planeación de capacidad. El VSM permite medir y hacer visible el aprovechamiento promedio de la capacidad del proceso, lo que se traduce en información clave para planear la capacidad del futuro al costo adecuado (tanto de materiales como financieros). Algunas de las decisiones típicas de largo plazo que se pueden mejorar utilizando VSM son: necesidades de aumento o disminución de capacidad instalada, cambio de tecnología, outsourcing o insourcing de actividades del proceso, etc.

​

Configurando VSM

Para aprovechar adecuadamente el VSM de su proceso, tome en cuenta las sugerencias de los especialistas:

​

1. Mantenga lo importante a la vista – Defina las perspectivas principales que requiere para apoyar la toma de decisiones (como, por ejemplo, tiempos de entrega a Clientes, Control de Calidad, Capital de Trabajo, etc.) Asegure que su VSM sea simple; un VSM con muchos pasos o información sugiere que se está plasmando un mapa de proceso tradicional, pero con otros símbolos. El exceso de detalles puede provocar que se pierda de vista lo importante, y que mantenerlo actualizado implique un esfuerzo desmedido.

2. Asegure que la información “haga sentido” – La idea es que su VSM le permita entender a cualquier persona, con un mínimo de explicaciones, los puntos clave de su proceso desde la perspectiva seleccionada, cómo se están administrando y su impacto en los resultados. Debe ser entendible incluso para los que no conocen de sus operaciones y tecnología.

3. Desarrolle en su personal una visión de negocio con VSM – Utilice su VSM cuando revisa las operaciones con Supervisores, Jefes o Gerentes – Hacer que expliquen lo que aconteció durante el día, semana o mes apoyados por el diagrama de su VSM, ayuda a generar una visión de negocio en su personal, además de facilitar los consensos sobre prioridades y acciones a tomar.

 

Como la mayoría de los diagramas de macroprocesos, VSM es sumamente útil como una herramienta de gestión, que provee una visión integral de todo un proceso de negocio, mostrando las afectaciones que el funcionamiento de una etapa tiene en otra, y ayudando a tomar decisiones en conjunto para maximizar el aprovechamiento de los recursos. ■