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La idea en breve

• Planear el día tiene un alto impacto (usualmente menospreciado) en el logro de las metas de mediano y largo plazo

• Para planear y priorizar las tareas del día, es importante cuestionarse ¿Qué requiere la organización de mi puesto ahora?

• Pensar en las habilidades propias a explotar durante el día ayuda a mantenerse motivado y productivo

• Debido a su impacto en el logro de las metas de mediano y largo plazo, sistematizar este enfoque de pensamiento en la organización puede generar ventajas competitivas de primer nivel

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Cada día, todos los empleados de las organizaciones en el mundo enfrentan una decisión muy importante: En qué aplicar su tiempo y esfuerzo. A la luz de objetivos que deberán ser alcanzados dentro de un año o tres meses, pareciera que lo que se hará durante la próxima hora no fuera tan relevante. Pero desde la perspectiva de la cadena de sucesos y relaciones “causa-efecto” para los objetivos personales y del negocio, evidentemente eso es un error, que acarrea consecuencias que pueden ser muy significativas, tanto para la situación personal como de la organización.

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La Trampa de la Productividad

Atendiendo a la necesidad de aprovechar al máximo el tiempo disponible para las actividades de la empresa, las organizaciones dedican múltiples recursos buscando aumentar la productividad de su personal; el énfasis está en hacer más cosas con los mismos o menos recursos. Es usual que se genere un ambiente en el que estar muy ocupado se considere una señal de contribución al negocio. En este ambiente, la realización de actividades tiende a valorarse por encima del proceso de toma de decisiones y, como consecuencia, se pueden realizar muchas actividades de contribución dudosa, cuyo impacto en los resultados no se corresponde con los recursos aplicados. Típicamente, ante un avance pobre hacia los resultados, las organizaciones tratan de compensar, buscando aumentar la cantidad y velocidad de las actividades, pero esto puede provocar aún menos atención en el proceso de toma de decisiones. Al final, la organización puede caer en la trampa de la productividad: estar realizando muy eficientemente las cosas equivocadas.

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Pensamiento Crítico

Aunque ser altamente eficiente en la ejecución es muy importante, no deja de ser sólo “un boleto de entrada” para la competitividad. El elemento clave es el pensamiento crítico sobre qué debe ser realizado, es decir, decidir qué vale la pena realizar ahora, y cómo debe ser realizado. 

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Qué debe ser realizado - Robert C. Pozen (colaborador de Harvard Business Review; anteriormente alto directivo en administradoras de grandes fondos en USA, y reconocido experto en productividad ejecutiva), recomienda tener cuidado al definir qué actividades deben ser realizadas por uno mismo y cuáles delegar. Para disminuir la probabilidad de equivocarse, sugiere plantearse la pregunta: ¿Qué es lo que la organización o el negocio demanda de mi posición en este momento? Este simple cuestionamiento ayuda a mantener la perspectiva correcta, y ayuda a una mejor priorización y delegación de actividades (en este sentido, la delegación -ya sea a colaboradores subordinados, colaterales o superiores- no significa un desentendimiento de la actividad). Pozen menciona que un error frecuente de los ejecutivos es preguntarse: ¿Cuál es mi ventaja comparativa, para qué soy excepcionalmente bueno? y, a partir de ahí, seleccionan las actividades a realizar, pero al hacerlo de esa manera, se ignora lo que la organización necesita de ese ejecutivo.

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Cómo debe ser realizado – Sólo una vez que se ha decidido qué temas abordar personalmente y cuáles delegar a otros, se vuelve importante considerar cómo aprovechar las capacidades personales para su ejecución. Conectar tareas con capacidades específicas, y establecer directrices para los objetivos, ayuda a recordar el mejor enfoque para su realización. A medida que se conectan las competencias personales con las tareas y objetivos, las tareas se vuelven significativas a nivel personal. Volverlas significativas funciona como un mecanismo de automotivación, crítico para mantener el interés y el ritmo en el trabajo, de acuerdo a Teresa Amabile (Harvard Business School; Amabile demostró que los avances en temas significativos para el individuo, son los que proveen más motivación para realizarse y también más satisfacción al ser completados).

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Ejecución y Cumplimiento

Durante la jornada suelen aparecer elementos que distraen la atención y el tiempo disponible para ejecutar el plan. En este punto, decir “no” a la participación en otras actividades debería ser fácil y directo, pero en la práctica no es así: cuestiones de jerarquía de organización y de objetivos suelen ser invocados para justificar las intromisiones. ¿Qué se puede hacer? Una forma de prevenir muchas de las posibles distracciones es hacer público el planeador o agenda personal, y mostrar en él las asignaciones de tiempo para actividades, mostrándolas como compromisos con algunos objetivos específicos del negocio. Ante esto, sólo el requerimiento de un objetivo superior o una emergencia inminente harían sentido para trastocar el plan original. Hay muchas formas de rechazar participar sin provocar la incomodidad de uno, o resentimiento de otros, como indica Dana Rousmaniere (editora de HBR’s Insight Centers); por ejemplo, realizar actividades en alguna sala fuera de la vista de otros, para evitar “estar a la mano” para solicitudes no prioritarias. Para ser más productivo en el trabajo -sugiere-, a veces hay que alejarse de la oficina.

 

Invertir consistentemente al menos 25 minutos al inicio de la jornada para definir cómo avanzar durante el día hacia los objetivos del negocio, cómo aprovechar las capacidades personales y cómo minimizar las distracciones y desviaciones al plan, provee a cualquiera de una ventaja competitiva,  de acuerdo a una investigación de  John Rampton (CEO de Due) y Chris Stowell (VP del International Center for Management and Organization Effectiveness) realizada con 267 directivos de 163 compañías del Fortune 500. Los entrevistados en esta investigación calificaron su plan del día tan importante como el desarrollo del trabajo en equipo y la colaboración en su organización, y es que a nivel de toda la empresa, la colaboración es la clave multiplicadora para el éxito de los planes así definidos. Ahora que la alta velocidad se ha vuelto un requisito para competir, sistematizar una ágil capacidad de pensamiento crítico dentro de una organización en su conjunto, se perfila como una ventaja competitiva de primer nivel.

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