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A principios de la década de los 2000, Joseph A. Donndelinger, del centro de investigación y desarrollo de GM, presentaba la nueva estrategia del equipo para desarrollo de nuevos vehículos. La necesidad de reducir los tiempos de este proceso, al mismo tiempo de mejorar la tasa de aceptación del mercado,  les provocó enfrentar un reto mayor: cómo mejorar un proceso de por sí complejo e intensivo, con múltiples funciones y participantes, lleno de innovaciones, ciclos de pruebas y ajustes que, en combinación, generan un alto grado de incertidumbre continuo.

¿Su solución? Pasar de un enfoque de “cumplir la especificación” a un enfoque de “lograr la máxima utilidad de la función”. En los siguientes cinco años, la calificación de sus vehículos en el mercado (tren motriz, interiores y accesorios) mejoró sostenidamente por encima de Chrysler y Ford (CR – Consumer Report, USA), revirtiendo una tendencia completamente opuesta de los cinco años previos al cambio.

 

Enfoque Imperativo

Pero ¿de qué se trata, en el fondo, este cambio de estrategia? En la mayoría de los procesos comerciales y operativos de los negocios, se utiliza la directriz de “cumplir la especificación”, que también se conoce como enfoque imperativo.

Este enfoque se basa en el proceso racional de definir metas y objetivos a partir de un objetivo principal. Por ejemplo, para reducir los costos de un producto (objetivo principal), es imperativo reducir el costo de los materiales y de la fabricación (mano de obra, maquinaria, etc.).

El problema típico de este enfoque es que, en ocasiones, reducir el costo de los materiales puede ser a costa de aumentar el costo de la fabricación, lo cual genera un conflicto entre los equipos que buscan un objetivo y el otro. Si cada grupo o departamento persiste en su objetivo específico, el proceso para encontrar una solución puede ser muy lento y accidentado.

 

Enfoque Declarativo o Adaptativo

La alternativa es el enfoque de “maximizar la utilidad de la función”, también conocido como enfoque declarativo o adaptativo, el cual implica que los participantes se concentren en cómo adaptarse para alcanzar un objetivo principal conjunto. La diferencia puede parecer simple, pero es radical: utilizando el ejemplo anterior, se deja de buscar una reducción específica del costo de los materiales, y se busca una opción que, en conjunto con todo lo demás, ofrezca el menor costo total (“maximizar la utilidad de la función” de reducción del costo total). El efecto de este cambio de enfoque es menos esfuerzo y más rapidez, gracias a una interacción que elimina las barreras entre funciones y departamentos y a que cada participante tiene a la vista el impacto combinado de todos en el resultado final. Esto les ofrece una perspectiva integral que ayuda a detectar oportunidades importantes para innovar y mejorar en el futuro.

 

Combinando Enfoques - Prácticas para una Gestión Ágil

Y ¿cómo se modula y conduce este enfoque en la práctica? Para los objetivos principales (definidos "imperativamente"), cada participante requiere declarar y compartir las condiciones en las que puede colaborar con los demás a favor del objetivo (definición "declarativa" o "adaptativa"). Estas declaraciones se refieren a lo que hará en el corto plazo, los retos que enfrenta y solicitudes de apoyo concretas. En conjunto con reglas de interacción acordadas por todos, que buscan minimizar interrupciones por excesiva cantidad de reuniones, minimizar tiempo para preparar informes y presentaciones, les ayuda a adaptarse mejor para la ejecución del proceso, minimizando tiempo y esfuerzo para lograr avances y, como resultado, mejorando la capacidad de recalibrar las tareas para adaptarse a los cambios del entorno (interno y externo).

La implantación de este cambio de enfoque requiere un diseño que considere los aprendizajes tanto de los éxitos como de las fallas del pasado, así como la realidad actual del proceso u operaciones del negocio (prioridades y urgencias). Otro elemento clave es el soporte que algunos participantes requerirán para mantener su atención en el nuevo enfoque, y evitar volver a "las prácticas del pasado".

El resultado que se logra con este proceso típicamente rebasa la tasa de 3 a 1 sobre el esfuerzo y recursos necesarios para llevarlo a cabo, lo cual lo convierte en una de las estrategias más efectivas para enfrentar ambientes complejos e inciertos.